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Trabalhar de casa, o famoso home office, parece extremamente simples e é a meta de muitas pessoas. Mas se engana quem pensa que só existem comodidades nesse sistema.
Organizar as pendências, estabelecer metas e gerenciar o próprio tempo podem exigir mais empenho quando feitos remotamente.
No caso de um call center então, o trabalho deve ser muito mais minucioso e receber uma atenção especial, já que o foco é o contato com clientes durante todo o período de atividade.
Para que os atendimentos feitos de casa funcionem de forma impecável, separamos algumas dicas importantes.
Vamos lá?
O que devo saber para que o meu home office funcione?
Para gerenciar seu tempo da melhor forma possível e manter a eficiência de um call center, mesmo no conforto de casa, é preciso atenção em alguns pontos:
- Organização
Podemos dizer que essa é a peça principal do trabalho de call center em home office.
É extremamente importante haver um alinhamento entre gestores e funcionários, assim é possível manter a qualidade nos atendimentos.
No caso dos atendentes, é preciso manter o foco e não relaxar no atendimento. Lembre-se que as suas métricas podem ser afetadas caso você não siga as normas.
Para os gestores, é importante acompanhar tanto os operadores quanto os clientes e garantir que todo o processo seja desenvolvido dentro das normas e cultura da empresa. Nesse caso, não deixe de acompanhar:
– Gravação de ligações;
– Transcrição das conversas por chat;
– Métricas dos atendentes;
– Relatórios de entrada e saída do sistema.
- Esteja tecnicamente impecável
Esse item pode fazer toda a diferença para que não haja, principalmente, desperdício de tempo.
Antes de iniciar o home office, tenha certeza de que todas as ferramentas necessárias estão em mãos e prontas para uso. Lembre-se que, no caso do home office, os equipamentos são fundamentais para a qualidade do serviço prestado.
Por isso, garanta que seu computador esteja em boas condições e com uma boa conexão com a internet. Teste seu headset para não ter surpresas desagradáveis durante os atendimentos. E principalmente, selecione um ponto isolado e com poucos ruídos.
Cada interrupção feita por detalhes como esses, que poderiam ser verificados com antecedência, pode custar um tempo considerável de trabalho diário. Então fique de olho!
- Monitore o tempo
No caso dos gestores, é possível monitorar a entrada e saída do sistema por meio de relatórios. Mas também é possível utilizar canais online, chats ou alguma plataforma que permita a comunicação rápida e direta com os colaboradores.
Para os atendentes, é preciso ficar atento aos momentos de pausa. Siga à risca o tempo combinado com seu gestor e evite se distrair com coisas que não envolvem o trabalho prestado. Assim como falamos anteriormente, suas métricas podem ser seu diferencial para seguir na empresa.
- Nuvem
Uma boa opção para realizar a gestão de tempo do seu home office é optar por uma nuvem. Com essa ferramenta, é possível centralizar todas as informações dos atendimentos, inclusive por chat.
Geralmente, as nuvens também oferecem sinalizações na própria tela, quando é preciso avisar algo ao colaborador. Então, considere aderir a um sistema como esse.
Um conselho final
Fazer o gerenciamento de tempo de call center pode ser realmente um desafio. Mas quando falamos em realizar esse gerenciamento em home office, tudo parece mais complicado, não é mesmo? Mas, seguindo as dicas anteriores, é possível realizar essa tarefa com sucesso.
O principal conselho, nesse caso, é: foque na comunicação.
Não perca tempo demais com questões que podem ser resolvidas rapidamente. Lembre-se que uma boa gestão do seu tempo faz toda a diferença nos atendimentos.
Use todas as ferramentas disponíveis para resolver eventuais problemas. Ligue, utilize chat, peça informações remotamente, tire dúvidas. Não deixe que a falta de comunicação afete o seu trabalho no home office.
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