Por que um checklist é importante no processo de implantação de um sistema Pabx

4 minutos para ler

Fazer um checklist pode parecer uma técnica entediante e simplória, mas pode ser uma atitude significativa para sua empresa, permitindo a melhoria dos serviços e sistemas, além de minimizar erros.

Ao usar uma checklist, você tem um documento escrito mostrando o que é preciso para cada etapa da implementação de qualquer projeto. No caso da mudança de um sistema de telefonia tradicional para um sistema de PABX mais eficiente, o processo se torna bem mais simples se você cria uma lista lógica de tarefas e etapas.

Com isso em mente, o artigo a seguir pretende mostrar como um checklist pode fazer a diferença para a sua jornada de implantação de um sistema PABX — e, convenhamos, é uma lógica útil para qualquer outro projeto.

Confira!

Criando um checklist

Todas as empresas têm projetos que precisam ser gerenciados de forma rápida e eficiente. Cada projeto deve ter sua própria lista de verificação de objetivos e tarefas. Isso ajuda a garantir que tudo seja feito em tempo hábil e que nenhum detalhe seja esquecido ou varrido para debaixo do tapete.

Use essas listas para prestar contas e verificar as funções. Conforme você conclui um projeto e avança em direção a novos objetivos, essas tarefas serão gradualmente alteradas. Quando uma tarefa for concluída, remova-a da lista para liberar espaço para a próxima tarefa, isso fará com que você realize muito, em pouco tempo e sem atropelos.

A implantação de um sistema PABX na sua empresa pode realmente precisa de um checklist, pois requer muitas etapas, processos distintos e, dependendo do tamanho da organização, pode envolver muitos departamentos.

A importância do checklist para a implantação do PABX

Configurar um novo sistema telefônico nem sempre um simples processo de três etapas. Para grandes empresas, a implementação de um sistema PABX requer planejamento, testes e execução cuidadosos para uma transição suave.

A estruturação do processo em etapas simples e consequentes ajuda o gestor e a organização a fazer a transição para um sistema PABX sem maiores dificuldades. Além disso, a empresa evita perder tempo e gastar mais com problemas de implementação.

Felizmente, existe um checklist útil que descreve um processo de dez etapas a seguir para uma implementação bem-sucedida do sistema PABX na sua empresa — e que você pode usar à vontade!

Etapas de implementação do sistema de telefonia

  1. Crie um fluxograma de processo: esta é a base do processo de implementação do seu sistema PABX.
  2. Coloque no papel as necessidades do seu negócio: coletar informações de todas as divisões de sua empresa é uma etapa crucial que não deve ser negligenciada.
  3. Colabore com o suporte técnico: é importante ter a consultoria de seu departamento de TI antes de substituir o seu sistema telefônico atual.
  4. Selecione o sistema e o fornecedor: esta é, obviamente, a etapa mais importante da fase de planejamento, portanto, certifique-se de avaliar e escolher com cuidado o tipo do PABX (existem vários) e a empresa fornecedora do serviço.
  5. Identifique métricas de desempenho: defina uma lista sólida de métricas de desempenho para comparar a implementação do novo sistema de telefonia para ver se irá realmente gerar resultados.
  6. Estabeleça um cronograma de implementação: escolha uma data de ativação em andamento e atribua responsabilidades aos departamentos e/ou indivíduos para que isso aconteça.
  7. Avalie a rede: envolve avaliação e planejamento de itens como largura de banda, qualidade de serviço, sistemas de backup, etc.
  8. Configuração da rede de telefonia PABX: esta é a configuração real de hardware e software do seu novo sistema. É aqui que todos os recursos e integrações acontecem.
  9. Teste piloto: realize testes de estresse em seu novo sistema PABX, mas certifique-se de não interromper as operações do dia a dia caso haja dificuldades técnicas.
  10. Lance seu sistema PABX: se a sua empresa fez os passos 1 a 9 corretamente, você deve ter uma implementação satisfatória do novo sistema de telefonia PABX.

Implantar um sistema PABX pode parecer complexo, mas, com a consultoria correta, pode ser mais simples do que você imagina. Entre em contato conosco e descubra como implementar o PABX nos seus serviços de telefonia e call center.

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2 thoughts on “Por que um checklist é importante no processo de implantação de um sistema Pabx

  1. Boa tarde!

    Gostei muito do checklist de vocês, e gostaria de saber se vocês possuem um checklist em excel,que possa ser enviado para o meu email.

    Grato
    Tarcisio

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